Algemene audit

De email delivery audit kan plaatsvinden op zowel uw commerciële email activiteiten, maar ook op uw transactionele of kantoor email. Een combinatie van deze email stromen is uiteraard ook mogelijk.

De email delivery audit verdiept zich per emailstroom op de volgende componenten (voor zover van toepassing voor de betreffende emailstroom).

Verzend bestand
Welke lijsthygiëne procedures worden gehanteerd en in hoeverre beïnvloeden deze de delivery? Worden foutieve adressen (van bouncers) wel verwijderd? Hoe wordt er omgegaan met de SPAM complaints (ontvangers die op de "dit is spam" knop drukken)? Uw procedures hebben direct invloed op uw reputatie als verzender en daarmee ook op de waarschijnlijkheid dat uw emails door ISP's snel en goed worden afgeleverd.

Email
Het opmaakproces van email bevat alle aspecten waarbij de email invloed heeft op de email deliverability. De content van de emailcampagne moet worden beoordeeld. Er zijn woorden die spamfilters triggeren, maar ook de HTML opbouw van email kan ervoor zorgen dat uw email niet aankomt.

Email server
Aan de configuratie van uw email server worden eisen gesteld. Er worden door de ISP's verschillende authenticatie technieken gehanteerd. Gebruikt u de gewenste techniek niet, dan is de kans groot dat er maar een beperkt volume email wordt toegelaten. Door een goede en up-to-date configuratie van uw mailserver kunnen de ISP's u herkennen als een legitieme email marketeer, waardoor uw email wordt toegelaten tot de inbox.

Verzendproces
Nadat er op de verzendknop is gedrukt en de emailcampagne is gestart, dient u ook rekening te houden met de ISP's. Welke momenten zijn het best om email te versturen? Hoeveel email accepteren de verschillende ISP's bijvoorbeeld per minuut? Hoe beter uw Sender Reputation als verzender, hoe meer email een ISP toelaat. Het verzendproces is iets om continu te monitoren en op te sturen. Een verzendproces dat is aangepast aan de hand van de eisen van de ISP's zorgt voor een betere en snellere aflevering.

Ontvangers
Tegenwoordig hebben de ontvangers van uw email ook veel invloed op de aflevering van uw email.

Door de verwachting bij de ontvangers te managen, wordt er voorkomen dat de uw email als ongewenst wordt aanmerkt. Klachten leiden namelijk tot een lage Sender Reputation. Vraag dan ook expliciet toestemming om de ontvanger te mailen en zorg ervoor dat er met één druk op de knop kan worden afgemeld.

Return Path certificering

Reputy is een 'authorized referral partner for Return Path Certified'. Dit houdt in dat wij zowel bevoegd als in staat zijn om verzenders van email aan te sluiten bij het email certificatieprogramma van Return Path.

Uw voordelen bij een Return Path certificatie zijn:

• Plaatjes en links worden default geladen in Windows Live Mail
• Een aftrek van -4.3 op uw spamscore bij Spam Asassin
• Plaatjes en links ook werkend in Yahoo! Mail
• De afmeldknop is te zien in Hotmail, ongeacht of u als verzender in het adressenboek van de ontvanger bent opgenomen (mits de list-unsubscribe header is opgenomen in de e-mail).
• Een soepelere dagelijkse throtteling regeling bij Hotmail. De throttle limiet per uur komt te vervallen.
• U ontvangt dagelijks rapportages van Return Path (Daily Performance Reports) met daarin data van Hotmail, een aantal ISPs die onbekend willen blijven, SpamCop en Yahoo.
• Een voorkeursbehandeling bij de volgende spamfilters: Barracuda Networks, Cloudmark en IronPort systems

Om in aanmerking te komen voor Return Path Certified moet er voldaan worden aan strenge criteria. De voordelen die hier tegenover staan zijn dan ook substantieel. Een aantal criteria waar aan voldaan moet worden zijn:

• De verzender moet minimaal drie maanden over een dedicated IP adres e-mail versturen.
• De verzender moet een SPF record hebben.
• De ontvanger moet een mogelijkheid hebben tot afmelden. Dit afmeldproces moet helder en gemakkelijk zijn.
• Vanaf de homepagina moet er een link naar de privacy policy aanwezig zijn. Ook op elk data collectie punt moet er een link naar deze policy aanwezig zijn.

Er zijn in totaal 15 criteria waaraan voldaan moet worden.

Tarieven

Algemene audit
Voor het uitvoeren van een algemene audit variëren de vaste kosten tussen circa 1.000 en 1.500 euro. De kosten zijn afhankelijk van aantal verschillende mailstromen, aantal IP nummers die gebruikt worden, toegang logfiles MTA (mailverzendapplicatie) en aantal MTA's. De doorlooptijd is circa 2 weken (vanaf het moment dat opdrachtgever de gevraagde gegevens aanlevert). En voor dit tarief worden de volgende zaken opgeleverd:

Wat gaat goed, wat kan beter:

• Geconstateerde knelpunten, indien aanwezig.

Huidige reputatie van de servers uiteengezet in een aantal subonderdelen:

• Complaints
• Volume
• Database hygiëne
• Spamtraps

Verbeterplan, voor zover noodzakelijk, waaronder:

• Acties die op de DNS server gedaan moeten worden.
• Advies voor het verwerken van bounces.
• Advies voor throttling van providers (continu proces).
• Nieuwe technieken voor e-mail design.
• Verzendwindows voor optimale delivery (continu proces).
• Greylisting/herverzendingen beleid.

Return Path certificering
Voor het uitvoeren van een Return Path certificering audit worden vaste kosten in rekening gebracht van 1.500 euro. Reputy checkt of opdrachtgever voldoet aan alle criteria die Return Path stelt voor een certificering. Als dat niet het geval is, dan volgt een knelpunten analyse en plan van aanpak om wel te voldoen aan de criteria. Daarmee eindigt dan de audit.

Voldoet opdrachtgever aan alle criteria, dan meldt Reputy opdrachtgever aan bij Return Path. Dan gaat de evaluatiefase van 4 tot 10 weken in. Gedurende de evaluatiefase krijgt opdrachtgever de provisional member status. Dit houdt in dat het IP adres meteen als Certified Sender behandeld wordt met alle bijkomende voordelen.

De evaluatiefase heeft drie mogelijke resultaten:

• Er wordt aan alle criteria voldaan. Na betaling van de Return Path licentie aan Return Path wordt de provisional member status omgezet in een definitieve Certified Sender status
• Opdrachtgever voldoet als verzender nog niet aan alle criteria en zal een aantal dingen moeten wijzigen. Na wijzigingen en betaling van de licentie fee wordt de provisional member status omgezet in een definitieve Certified Sender status.
• De verzender voldoet niet of nauwelijks aan de criteria en krijgt geen Certified Sender status.

Als opdrachtgever voldoet aan de best practices en adviezen van Reputy, dan zal de Certified Sender status worden verkregen.

Contact

Wilt u meer informatie ontvangen over onze audits, dan kunt u ons bellen onder nummer (020) 346 90 18 of u kunt een mailtje sturen naar  Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. . We zullen dan zo snel mogelijk uw vragen beantwoorden.